Ποιος ασχολείται με το ψηφιακό χάος; Δεν φτάνει που έχουμε να συγυρίσουμε την ακαταστασία στο φυσικό μας περιβάλλον, πρέπει να φροντίζουμε και το ψηφιακό; Κάθε φορά που μπαίνεις στο Gmail σου, βλέπεις το ποσοστό του χώρου που έχεις καταλάβει να πλησιάζει απειλητικά προς το 100% και το πρώτο πράγμα που σκέφτεσαι ως λύση -αναμενόμενα- είναι «ας δώσω μερικά ευρώ τον μήνα για μια συνδρομή στο Google One» για να εξαφανιστεί αυτό. Δεν χρειάζεται, όμως.
Προτού αποφασίσεις να δώσεις την πιστωτική σου κάρτα στην Google, πρέπει να σου πω μια μεγάλη αλήθεια, την οποία οι περισσότεροι χρήστες αγνοούν: πιθανότατα δεν φταίει το Gmail σου που γέμισε. Το επίκεντρο του προβλήματος είναι ο τρόπος που η Google διαχειρίζεται τον χώρο. Τα 15 GB δωρεάν αποθηκευτικού χώρου που σου προσφέρει δεν χρησιμοποιούνται αποκλειστικά στο email σου. Είναι μια κοινή «δεξαμενή» που μοιράζεται το ψηφιακό σου οικοσύστημα στο Google One: το Gmail, το Google Drive και το Google Photos.
Ένα 4K βίντεο από μια συναυλία το 2019, που δεν έχεις ξαναδεί από τότε, καταναλώνει τον χώρο που θα χρειάζονταν δεκάδες χιλιάδες emails.
Όταν λοιπόν βλέπεις την ειδοποίηση στο inbox σου, το μυαλό σου πάει στα χιλιάδες αδιάβαστα newsletters. Όμως, το πραγματικό πρόβλημα μάλλον είναι αλλού.
Το Google Drive
Είναι πολύ δύσκολο να γεμίσεις 15 GB μόνο με αρχεία κειμένων. Σε πάνω από το 80% των περιπτώσεων που περνούν από μπροστά μου, έχω εντοπίσει ότι το πρόβλημα βρίσκεται στα ξεχασμένα αρχεία.
Πήγαινε στο Google Drive σου. Ξέρεις τι υπάρχει εκεί μέσα; Πιθανότατα παλιά «βαριά» αντίγραφα ασφαλείας από το κινητό σου, τεράστια συμπιεσμένα αρχεία (ZIP) που σου έστειλαν συνάδελφοι πριν από τέσσερα χρόνια και τα αποθήκευσες «για καλό και για κακό», ή μερικά αρχαία βίντεο υψηλής ανάλυσης.
Τι να κάνεις: Υπάρχει ένα κόλπο για να τα βρεις όλα αυτά γρήγορα. Στον υπολογιστή σου, άνοιξε το Drive και κοίταξε στην αριστερή στήλη κάτω-κάτω, εκεί που γράφει «Αποθηκευτικός χώρος» (Storage). Αν κάνεις κλικ πάνω του, το Drive θα σου εμφανίσει μια λίστα με όλα σου τα αρχεία ταξινομημένα από το μεγαλύτερο στο μικρότερο. Διάγραψε τα 10-20 πιο μεγάλα αρχεία που δεν χρειάζεσαι πια και, ως διά μαγείας, θα δεις τον χώρο σου να αδειάζει.
Το ίδιο ισχύει και για το Google Photos. Ένα 4K βίντεο από μια συναυλία το 2019, που δεν έχεις ξαναδεί από τότε, καταναλώνει τον χώρο που θα χρειάζονταν δεκάδες χιλιάδες emails.
Τα φίλτρα στο Gmail
Αν, ωστόσο, έχεις καθαρίσει το Drive και το Photos και το πρόβλημα παραμένει στο email σου, δεν χρειάζεται να σβήνεις μηνύματα ένα-ένα. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις τα φίλτρα της Google.
Δες πώς θα οργανώσεις την άμυνά σου απευθείας από την μπάρα αναζήτησης του Gmail:
Για τα μεγάλα συνημμένα αρχεία: Πληκτρολόγησε «has:attachment larger:10M» και πάτα Enter. Θα δεις όλα τα email με συνημμένα αρχεία πάνω από 10 Megabytes (PDF, παρουσιάσεις, φωτογραφίες). Διάλεξε τα άχρηστα και στείλ’ τα στον κάδο.
Για τα παλιά email: Δεν χρειάζεσαι τις αποδείξεις από παραγγελίες φαγητού του 2018. Γράψε «older_than:3y» (ή όσα χρόνια θες). Το Gmail θα σου δείξει τα παλαιότερα email σου. Μπορείς να τα διαγράψεις μαζικά.
Αυτοματοποίησε τον καθαρισμό (Η μόνιμη λύση): Αντί να σβήνεις τακτικά τα ενοχλητικά διαφημιστικά (τα οποία πιάνουν χώρο), φτιάξε ένα μόνιμο φίλτρο. Βρες ένα τυπικό διαφημιστικό email, πάτα τις τρεις τελείες στα δεξιά και επίλεξε «Φιλτράρισμα τέτοιων μηνυμάτων» (Filter messages like these). Στο παράθυρο που θα ανοίξει, μπορείς να πεις στο Gmail: «Κάθε φορά που έρχεται email από αυτόν τον αποστολέα, να το διαγράφεις απευθείας» ή «Να παρακάμπτει τα Εισερχόμενα». Έτσι, εμποδίζεις τα ψηφιακά σκουπίδια να μπουν εξαρχής στον χώρο σου.
Το τελευταίο βήμα
Έκανες το καθάρισμα. Νιώθεις περήφανος. Γυρνάς στο inbox και το προειδοποιητικό μήνυμα είναι ακόμα εκεί. Γιατί; Επειδή δεν έχεις προβεί ακόμη σε ένα πολύ σημαντικό βήμα.
Όταν διαγράφεις οτιδήποτε στο οικοσύστημα της Google (είτε από το Drive, είτε από το Photos, είτε από το Gmail), αυτά μεταφέρονται στον Κάδο. Εκεί, συνεχίζουν να καταλαμβάνουν τον πολύτιμο αποθηκευτικό σου χώρο για 30 ολόκληρες ημέρες. Πήγαινε αριστερά στο μενού του Gmail, βρες τον «Κάδο» (Trash) και πάτα «Άδειασμα κάδου απορριμμάτων τώρα». Κάνε ακριβώς το ίδιο και για τον φάκελο «Ανεπιθύμητα» (Spam). Ορίστε, γλίτωσες τα χρήματα που θα έδινες στο Google One. Ώρα να αγοράσεις YouTube Premium για να απαλλαγείς από τις διαφημίσεις.
